Apa Itu Dokumen? Jenis, Fungsi, dan Contohnya

Q: Apa Itu Dokumen?

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan setiap benda yang memiliki keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.

Q: Apa Saja Jenis Dokumen?

Jenis dokumen dibedakan menjadi lima, yaitu berdasarkan Fungsinya, Bentuknya, Kepentingannya, Sifatnya, dan Dokumentasinya.

Featured Image Apa Itu Dokumen Jenis, Fungsi, dan Contohnya — Apa Itu Dokumen? Jenis, Fungsi, dan Contohnya

Dokumen adalah sesuatu yang tak bisa lepas dari kehidupan manusia modern. Dokumen selalu menjadi bagian krusial dari banyak aktivitas maupun kepentingan. Mulai dari Anda lahir seperti akta kelahiran, identitas seperti KTP, hingga di dunia kerja sekalipun.

Maka dari itu, di artikel kali ini kami akan membahas mengenai dokumen. Anda akan belajar pengertian, jenis-jenisnya, hingga contohnya. Penasaran, kan? Yuk, mulai!

Daftar isi

Apa Itu Dokumen?

Sumber gambar: Unsplash

Secara harfiah, dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan setiap benda yang memiliki keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan. Sedangkan menurut KBBI, dokumen dideskripsikan menjadi tiga pengertian sebagai berikut:

Surat yang tertulis atau tercetak yang bisa dijadikan sebagai bukti keterangan. Misalnya, akta kelahiran, perjanjian pra nikah, atau surat perjanjian.
Suatu barang yang dicek atau naskah karangan yang dikirim lewat pos. Misalnya, rekaman suara, gambar dalam film, dan semacamnya yang bisa dijadikan bukti keterangan.
Benda yang didalamnya meliputi suatu keterangan maupun data dan dibuat oleh seseorang yang mempunyai kepentingan tersebut.

Lalu, dokumen menurut Kamus Kepegawaian adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak. Serta, segala benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, hingga untuk disebarkan.

Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli

Selain secara harfiah atau KBBI, beberapa ahli di seluruh dunia juga mempunyai pengertiannya sendiri, lho. Beberapa diantaranya yang paling terkenal adalah:

– Pengertian Dokumen Menurut Noah Webster

Noah Webster merupakan pengarang salah satu kamus paling terkenal di dunia, yakni Merriam-Webster. Menurut beliau, pengertiannya adalah sebagai berikut:

Digunakan untuk pembuktian dengan suatu keterangan. Selain itu, bisa juga untuk melengkapi keterangan dengan fakta yang ada.
Bisa dipakai untuk melengkapi keabsahan suatu keterangan, mirip dengan yang terdapat di surat keterangan, pernyataan, hingga lampiran-lampiran yang dipakai untuk melengkapi suatu buku maupun penelitian tertulis.

– Definisi Dokumen Menurut G.J. Reiner

Dalam bukunya, G.J Reiner mempunyai beberapa pengertian, yaitu:

Secara luas: meliputi semua sumber, sehingga tak hanya lisan, tapi juga tertulis.
Secara sempit: hanya meliputi satu sumber saja, yaitu tertulis.

– Pengertian Dokumen Menurut Louis R. Gottschalck

Ahli sejarah asal Amerika Serikat ini juga memiliki beberapa pengertian. Menariknya, Louis merasa bahwa pengertian ini bisa berubah-ubah tergantung sudut pandang, yaitu:

Kepentingan sejarah: sumber tertulis untuk informasi tentang sejarah. Digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan lukisan, serta petilasan arkeologis.
Kepentingan negara: dipakai untuk surat resmi atau surat yang dibuat oleh suatu negara untuk keperluan kenegaraan. Misalnya, hibah, konsesi, keperluan undang-undang, dan semacamnya.
Secara umum: sebagai suatu proses pembuktian yang mengacu pada beberapa sumber informasi. Sumber ini bisa berbentuk tulisan, lisan, deskripsi, maupun arkeologis.

Kegunaan atau Fungsi Dokumen

Berikut beberapa kegunaan atau fungsinya:

Berfungsi untuk mencari suatu informasi yang isinya masih berhubungan dengan isi dokumen. Terutama, dari beberapa pihak yang memang mencari dan membutuhkannya.
Digunakan untuk menjaga dokumen supaya keasliannya tetap terjaga dan tidak rusak.
Berfungsi sebagai alat bukti tentang suatu keterangan.
Digunakan untuk menjadi penjamin kebutuhan dan keaslian informasi yang sudah dimuat dalam suatu dokumen.
Berfungsi sebagai alternatif penyimpanan maupun penyelamatan fisik suatu dokumen.
Digunakan sebagai alat komunikasi antar pihak penerima dokumen
Berfungsi untuk data pendukung dalam proses kiriman kargo

Apa Saja Jenis Dokumen?

Jenisnya dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan hal yang berbeda-beda, yaitu:

1. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dokumen Statis: yang secara tidak langsung dipakai untuk suatu proses pekerjaan kantor.
Dokumen Dinamis: sebaliknya, ini digunakan secara langsung untuk proses pekerjaan kantor.

2. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuknya

Dokumen Privat: berupa surat atau arsip, disimpan dengan memakai suatu sistem kearsipan. Contohnya, surat berharga, surat dinas, surat niaga, laporan, bukti transaksi, dan sebagainya.
Dokumen Korporil: berupa benda sejarah yang umumnya dikumpulkan di suatu museum. Contohnya, pakaian adat, uang kuno, arca, keris, dan semacamnya.
Dokumen Literer: suatu benda yang terbentuk karena ditulis, digambar, dicetak, maupun direkam. Biasanya ada di dalam perpustakaan. Contohnya, buku, komik, majalah, film, dan sejenisnya.

3. Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

Dokumen Pribadi: berhubungan dengan keperluan pribadi seseorang. Contohnya, KTP, SIM, akta kelahiran, ijazah, paspor, dan semacamnya.
Dokumen Pemerintah: berisi suatu informasi ketatanegaraan dari pemerintah. Biasanya, digunakan sebagai pembuktian kegiatan dari pemerintahan tersebut. Contohnya, Undang-Undang, Keputusan Presiden, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, perjanjian kerjasama antar negara, dan sebagainya.
Dokumen Sejarah: seperti namanya, jenis ini berhubungan erat dengan sejarah. Bisa berupa catatan penting atau digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi di zaman dulu. Contohnya, fosil, tugu, naskah proklamasi, dokumentasi peperangan, autobiografi, dan semacamnya.
Dokumen Niaga: ada hubungannya dengan perniagaan. Biasanya, berupa surat-surat berharga yang bisa digunakan sebagai alat pembayaran. Contohnya, cek, saham, obligasi, kuitansi, dan sebagainya.

4. Jenis Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Dokumen Tekstual: menyajikan informasi bersifat tertulis. Contohnya, koran, buku, majalah, dan semacamnya.
Dokumen Nontekstual: berisikan sedikit tulisan atau teks. Contoh, peta, grafik, gambar, dan sebagainya.

5. Jenis Dokumen Berdasarkan Dokumentasinya

Dokumen Primer: berisi informasi mengenai hasil dari penelitian. Terutama, asli langsung dari sumbernya. Contohnya, disertasi, laporan, paten, dan sebagainya.
Dokumen Sekunder: terdapat informasi mengenai bahan bacaan primer. Umumnya, disebut dengan dokumen bibliografi.
Dokumen Tersier: berisi mengenai informasi dari jenis sekunder. Contohnya, buku, teks panduan, dan semacamnya.

Bagaimana Ciri-Ciri Dokumen?

Sumber gambar: Pixabay

Pada dasarnya, berikut ciri-ciri sebuah dokumen:

Menjelaskan suatu informasi pada semua pihak
Membantu pihak tersebut untuk mengambil suatu keputusan
Mempunyai nilai hukum yang kuat sehingga bisa dijadikan bahan bukti
Memberikan suatu petunjuk untuk menyelesaikan permasalahan atau panduan untuk menyelesaikan pekerjaan
Membantu proses penyelesaian suatu pekerjaan di kantor

Apa Saja Contoh Dokumen Penting?

Apa saja dokumen penting dalam kehidupan sehari-hari? Berikut beberapa contohnya:

Akta Kelahiran
Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Surat Perjanjian
Perjanjian Pra Nikah
Surat Nikah
Kontrak Kerja
Paspor
Visa
Surat Kuasa
Surat Wasiat
Surat Bisnis
Dokumen Usaha
Faktur
Surat Resmi
Surat Berharga

Bubuhkan Tanda Tangan Elektronik di Dokumen Anda!

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai dokumen. Sekarang Anda paham kan, mengapa ini menjadi benda yang sangat penting dan tak terpisahkan dari kehidupan kita. Fungsi dan kegunaanya sangat luas dan tak tergantikan.

Oh ya, di zaman sekarang, Anda juga bisa menambahkan banyak hal ke dokumen dalam bentuk digital, lho. Mulai dari tanda tangan elektronik, e-Meterai, hingga stempel elektronik. Menarik, kan? Nah, Anda bisa mencoba hal tersebut di Mekari eSign. Tak perlu khawatir, buat tanda tangan online di Mekari eSign sudah berinduk ke KOMINFO, sehingga sah dan cocok untuk berbagai surat resmi.

Coba Mekari Sign Sekarang!